ОТКРЫТЫЙ ДИАЛОГ. ОВЕТЫ НА ВОПРОСЫ. ЧАСТЬ 2

366blog
Oct 15, 2021
11 min read

23-24 сентября прошли онлайн-конференции «Открытый диалог» с руководителями компании. Продолжаем публиковать ответы руководителей Дирекций на ваши вопросы.

КОММЕРЧЕСКАЯ ДИРЕКЦИЯ

- В Московской области плохое обеспечение СТМ. Ввод в матрицу отказывают.

- Большая просьба, при постановке вопросов про плохое обеспечение и отказ на ввод в матрицу ассортимента СТМ, указывать адрес аптеки и номер заявки на ввод. В октябре будет подключен к снабжению СТМ дистрибьютор «Авеста» в тестовом режиме и до конца 4 кв. 2021 г. в полном масштабе.

- Каким образом выставляются планы по аптекам? Нет прозрачности, у аптеки доля выросла 19%, а выполнение плана стоит 89%.

- Методика выставления планов для аптек на сентябрь заключалась в распределении запланированной общей выручки СТМ пропорционально достигнутому уже результату аптекой за прошедший месяц. Завышенный план в целом по проекту отразился на результатах большинства аптек.

С октября методика планирования была изменена. В зависимости от достигнутой доли СТМ в аптеке устанавливается прирост. Чем выше доля СТМ в аптеке была в прошедшем периоде, тем меньший прирост ей будет установлен в плановом. Для аптек бренда 36,6 с долей свыше 12% прирост минимальный 0-0,25%.

- Наблюдается проблема с поставками масок. В аптеках на остатках «0», дозаказ сделан, статус «в пути» висит уже более 7 дней.

- В активном ассортименте есть три кода по маскам: №10 - 214414, 204164 и №5 черные 204114. Коды по маскам №10 взаимозаменяемые. Дефицита масок на ПМ нет. Мы проставили неснижаемый запас (НЗ) с действием до конца 2021 г. Если этого недостаточно для текущего состояния логистики для вашей аптеки от ПМ, направьте, пожалуйста, номер аптеки, установим больше НЗ, чтобы не было перебоев.

- В сентябре поставили большие планы по СТМ, но поступают препараты в меньших количествах, чем хотелось бы.

- Для минимизации потерь по дефектуре, мы увеличили страховой запас по самым объемным позициям СТМ (шприцы, маски, перевязка, БАДы Вита Верде, Суперум, Ультравит и т.п. - всего 250 позиций). Однако все дистрибьюторы сейчас испытывают трудности с логистикой. Для улучшения логистики СТМ в октябре будет подключен к снабжению СТМ дистрибьютор «Авеста» в тестовом режиме и до конца 4 кв. 2021 г. в полном.

- Почему ставятся недостижимые планы по СТМ, особенно когда аптека выполняет план?

- Плановый прирост выручки СТМ в сентябре был установлен 15%. Это сезонный прирост сентября к августу. С октября методика планирования была изменена, в зависимости от достигнутой доли СТМ в аптеке, устанавливается прирост. Чем выше доля СТМ в аптеке была в прошедшем периоде, тем меньший прирост ей будет установлен в плановом.

- По юридическому лицу «РАС» проблемы с вводом СТМ и автозаказом не решаются более 6 месяцев!

- Подключение «РАС» к снабжению СТМ с «Профитмеда» планируется до конца октября.

- Планирование по СП не коррелируется с пенетрацией. Планирование непонятно. Необходимо пересмотреть методику планирования продаж СТМ, СП.

- Методика выставления планов для аптек на сентябрь заключалась в распределении запланированной общей выручки СТМ пропорционально достигнутому аптекой результату за прошедший месяц. Завышенный план в целом по проекту отразился на результатах большинства аптек.

- Несвоевременно отправляется информация по списку СТМ на месяц.

- Ассортимент высылается в отдел мотивации. В аптеки весь ассортимент СТМ выделяется зеленой подсветкой.

- Эксклюзивы не являются индивидуально представленными в бренде 36,6. Они есть у конкурентов по более привлекательным ценам.

- У нас есть разные варианты по эксклюзивности. Если конкретизируете бренд и конкурента, сможем понять: это нарушение условий нашим партнером или избавление от текущих стоков по выведенным позициям.

- Недостаточная прогрузка в аптеки ватных палочек, ватных дисков (1-2 штуки), бинтов, салфеток, шприцов. Почему шприцы СТМ не приходят в достаточном количестве? Сейчас, например, нет шприцов 2-3 мл.

- Сообщите, пожалуйста, номер аптеки, обязательно проработаем этот вопрос. На все виды этого товара установлены высокие страховые запасы, достаточные для бездефектурного снабжения даже с перебоями «Профитмеда». Однако, могут быть какие-то другие факторы, которые могут влиять на снабжение вашей аптеки. Напишите, пожалуйста, Собакиной Юлии, руководителю управления инновациями и СТМ, и Ведмидь Анне, руководителю департамента по закупкам.

- Привозят ограниченное количество пакетов 36,6 (100 штук) и потом их долго нет.

- Силами отдела закупок был сделан дозаказ во все аптеки по пакетам. Вопрос должен быть снят до 15 октября.

- Почему нет переоценки на «Натрол»? Если это препараты с компенсацией производителя, то почему нет ежемесячной рассылки о препаратах с такой компенсацией. Нужна информация: что обменивается, за какое время, заранее или по истечении срока. Получается, что заведующие из уст в уста передают информацию, ищут сами представителей и у них узнают.

- Биологически-активные добавки ТМ «Натрол» не компенсируются производителем, поэтому и нет ежемесячной рассылки об этом. С отделом ЦО будет проведена работа, чтобы проводить уценку на эти позиции. Подключим маркетинг для информирования клиентов о спец. предложении.

- Почему нет уценки батончиков, гематогенов, воды? Уценка помогла бы быстрее реализовать данную продукцию, особенно, когда остатки батончиков очень большие!

- Уценку батончиков с ИСГ отдел ценообразования сделал 6 октября. Отдельно акцентируем внимание, что в сентябре действовала акция «Школьный перекус», в рамках которой клиентам предоставлялись скидки на батончики.

- Плохая прогрузка позиций СТМ в аптеки. Пример - ассортимент чаев «Вита Верде» большой, но приходит по 1-2 штуки. Если продается, то долгое время не приходит. Перемещение сделать практически невозможно, так как в других аптеках тоже самое.

- По чаям «Вита Верде» по всем аптекам установлены высокие страховые запасы для минимизации потерь по дефектуре. Если их недостаточно для вашей аптеки, сообщите номер аптеки, увеличим.

- Как часто будет корректироваться список СТМ? Будет ли возвращен «Солгар» в список СТМ - его продажи после исключения из СТМ снизились.

- Список СТМ меняется ежемесячно, в него добавляются новые позиции, убираются снятые с производства. Включение производителя «Солгар» в СТМ не планируется в 2022 г.

- Курсовые препараты, например, «Цефтриаксон» (для инъекций) и другие антибиотики не должны приходить по 1 флакону, так как на курс, как минимум, 20 флаконов. Потом покупатели бегают по каждой аптеке. Или просто уходят, так как не хотят бегать, а хотят купить все в одной аптеке.

- Признак курсовых препаратов в карточке товара может установить Департамент управления ассортиментом. Либо настроить минимальный заказ, но с предварительной оценкой на всю ли сеть нужны поставки с таким минимальным количеством. Это может отразиться на ТЗ и ОТЗ.

- Последнее время Суперпромо приходит в недостаточном количестве, при этом заказывать дополнительно через дозаказ запрещено, почему так?

- Проблема с краткосрочной дефектурой в аптеках по товарам СП и не только возникла из-за сбоя в сборке товара на складах всех дистрибьюторов в сентябре. В октябре поставщики справились с проблемами, сроки доставки и полнота отгрузки восстановлены на 95%. Дополнительно пересмотрен порог стартовой загрузки, он повышен до 70 % от плана аптеки к началу акции.

- После чистки матрицы что будет с ротируемым ассортиментом? Как пройдет его перераспределение?

- По ротитуемому ассортименту устанавливаются признаки на товар. Главный аналог и подчиненная позиция, чтобы в аптеки не поступал ротируемый асортимент до продажи остатка по старой позиции. Перемещение возможно лишь своими силами, аптеку-получатель может подобрать ОУЦП.

- Возможно ли изменить в сторону уменьшения количество к заказу настоек и других спиртосодержащих препаратов, которые в данный момент поступают складскими упаковками (коробками), при этом требуют хранения в металлическом шкафу, объем которых ограничен в аптеках. Этот же вопрос относится к позициям «Токоферола ацетат», «Йодинол», которые также приходят в большом количестве. У данных позиций не всегда высокая оборачиваемость, что повышает риск истечения срока годности.

- Коробами приходят высокомаржинальные товары СТМ/УСТМ, по которым производитель не отгружает меньшими партиями. Поставщик СТМ также не согласовал отгрузки меньшей кратности. Пока изменить кратность нет возможности.

ДИРЕКЦИЯ ПО БЕЗОПАСНОСТИ

- Не хватает охраны, нет возможности смотреть за залом. Мы отпускаем покупателей, нет возможности даже отойти. У нас много цыган. Можно ли нам застеклить витрины?

- Вопрос просим адресовать к руководителю бренда. Со своей стороны, можем дополнительно оснастить аптеки стоп-локами и зеркалами.

ДЕПАРТАМЕНТ ПО МИНИМИЗАЦИИ ПОТЕРЬ

- Можно ли проводить внутренние проверки в присутствии заведующих таких служб, как СБ и ОФД?

- Можно, в большинстве случаев сотрудники Департамента созваниваются с заведующей, когда приходят в аптечный пункт с проверкой.

ДИРЕКЦИЯ ПО МАРКЕТИНГУ

- Можно, чтобы в аптеки плакаты к акциям поступали заранее, а не через неделю как акция началась?

- Мы разделяем ваше пожелание, и стараемся сделать все зависящее от нас, чтобы плакаты поступали заранее или вовремя.

- Долго исполняются запросы аптек на перезонирование.

- В настоящее время ведётся работа по сокращению сроков. К 01.12.2021 г. вопрос должен быть решён. После чего будет разослана инструкция по пользованию с указанием сроков исполнения.

- Для всех заведующих проверки в чек-лист должны загружаться на 1 число нового месяца, а не 20 как это иногда бывает.

- Начиная с ноября, чек-листы будут назначаться с 1-3 числа текущего месяца.

- Почему не проводятся локальные акции по запросу от аптек?

- Локальные акции проводятся двумя волнами:

1-я волна - с 1-15 число следующего месяца по заявкам, поданным с 1 по 15 число текущего месяца.

2-я волна - с 16 по 30 число следующего месяца по заявкам, поданным с 16 по 30 число текущего месяца.

Также во внимание принимаются федеральные акции и локальные мероприятия. Они могут проводиться со сдвигом срока, по окончании федеральных акций, чтобы не «размывать» эффект активностей. Механики локального маркетинга определяются исходя из проблематики, обозначенной в заявке, учитывая: а) доказанную эффективность в решении локальной задачи; б) финансово-экономические аспекты; в) рекомендации финансово-аналитического отдела.

Также тестируются новые механики и выводятся в основной пул после одобрения дирекции по финансам.

- В аптеках 36,6 не разрешают клеить рекламные плакаты на стеклянную входную группу, особенно ТЦ.

- Для решения вопроса оформления аптек плакатами предпринято следующее. Закуплены рамки формата А2 для размещения плакатов в торговом зале. Для оформления витрин закуплены подвесные конструкции на присосках. Вопрос обеспечения аптек бренда 36,6 всеми видами и элементами описанных конструкций, мы закроем не позднее 31 октября.

- Когда появятся рекламные мониторы на кассах? Видели в новых аптеках 36,6. Планируют ли их ставить остальным аптекам?

- В перспективе 2022 года установка рекламных мониторов будет производиться только в аптеках 36,6, в которых запланирована модернизация. Все модернизации будут выполняться в рамках новой концепции бренда 36,6.

- Можно изменение планограмм делать 1 раз в месяц, в первых числах? Сотрудники в начале месяца проверяют и поправляют выкладки. Последнее изменение на ЛС пришло в середине месяца, ЗЛК не работает практически у половины аптек, а информации по изменению не было в почте.

- Мы стремимся к тому, чтобы к 15 числу были обновления по планограммам.

- Будут ли индивидуальные планограммы для выкладки СТМ?

- Начиная с начала 2022 г., будут вводится индивидуальные планограммы.

- Однообразные акции по локальному маркетингу. Когда будет возможность выбирать локальную акцию?

- Подбор механик всегда будет на стороне отдела маркетинга. Задача операционной дирекции - максимально точно сформулировать проблематику, и наша совместная задача - найти оптимальное решение, которое позволит достигнуть цели. За последние 2 года мы опробовали более 10 различных механик. К сожалению, не все из них способны решить проблему аптеки или быть экономически эффективными. Именно поэтому мы рекомендуем механики, учитывая: а) доказанную эффективность в решении локальной задачи; б) финансово-экономические аспекты.

- Можно ли разработать какие-нибудь конкурсы и для не больших аптек, где трафик небольшой. И также для аптек, которые находятся на вокзале?

- Все мотивационные конкурсы по товарам-участникам проводятся производителями по матрице представленного в сети бренда. Аптеки поделены на несколько категорий в зависимости от трафика и средних продаж.

ДИРЕКЦИЯ ПО ПЕРСОНАЛУ

- Почему отдел компенсации и льгот отменяют заявки на подбор, не оценивая разные факторы, а только опираясь на норматив?

- Нормативы численности аптеки согласованы с обеих сторон: с стороны бизнеса (РД и Директор бренда) и Дирекции по персоналу. Расчет нормативов основывается на графике работы аптеки, выручке и чековой нагрузке. Все дополнительные факторы при расчете нормативов обосновываются региональным директором и согласовываются директором макробренда. Процесс согласования заявок на введения дополнительной единицы (сверх норматива) происходит оперативно - не более 2-х рабочих дней.

- Планируется ли оплата EBITDA на ежемесячной основе ЗАП?

- Показатель EBITDA финансовой дирекцией планируется и рассчитывается на ежеквартальной основе. Ежемесячная оценка данного показателя не планируется.

- РПС часто задают вопрос: рассчитывать ли им на доплаты за выход на подработки и дальше?

- Доплата за работу в сверхурочное время за октябрь составит 1 000 за каждый час подработки. Информацию о доплате за работу в сверхурочное время в ноябре сообщим не позднее 25 октября.

- Почему заведующим, которые стоят на кассе в будние дни вместо РПС (аптеки с открытой вакансией РПС), не платят баллы мотивации, которые они зарабатывают на продажах? Почему не оплачивается премия заведующему из личного кабинета, которая образуется при работе за кассой РПС?

- В будние дни оплачиваются только часы, отработанные сотрудником сверх графика работы ЗА (например, если аптека работает 12 часов, то ЗА оплачивается 4 часа) по ставке для Москвы и МО - 363,6 руб. в час (60 000 руб. за 165 часов), для СПб и ЛО – 351,5 руб. в час (58 000 руб. за 165 часов).

Оплата выходных дней осуществляется автоматически на основании оформленного совместительства и самотабелированию.

Для оплаты часов работы в будние дни руководители брендов централизованно до 2 числа месяца, следующего за расчетным, подают в отдел компенсаций и льгот реестр сведений о работе ЗА в будние дни. В нем указывается дата и количество часов работы. Ответственный сотрудник отдела компенсаций и льгот проверяет часы и добавляет данные по выручке ЗА, делает расчет доплаты и направляет руководителям брендов на финальное согласование.

- Коллеги, наблюдается, что EBITDA рассчитывается некорректно, без учета изменения трафика (открытие конкурента, закрытие соседних арендодателей в ТЦ), но с учётом высокого прироста по ФМ к 2020 году. В 2020 году у ряда аптек был прирост трафика и продаж в условиях пандемии, которого нет в 2021 году. В связи с чем ЗАП не получает премии?

- Расчет премии за выполнение плана по EBITDA осуществляется на основании данных, предоставляемых финансовой дирекцией. По вопросам, связанным с планированием данного показателя, необходимо обращаться к Карине Лебедевой, финансовому партнеру по розничному бизнесу.

- Будут ли корректировки в статье по ФОТ для расчета квартальной премии по EBITDA для ЗАП? С 01.07.2021 зарплата для РПС увеличилась, и статья по ФОТ существенно увеличилась по аптеке, будет ли корректировка в сторону ЗАП? Мы на эту статью не можем существенно влиять, коллектив прежний, все ставки сокращены по минимуму. Хочется зарабатывать больше своих сотрудников.

- До конца года мы донастраиваем систему мотивации РПС. Вопрос обновления системы мотивации для заведующих находится в проработке. Но для начала планируем пилотные запуски системы мотивации, чтобы убедиться, что новая система мотивации будет «работоспособна» и понятна для сотрудников.

- Аптека-«двушка»: почему один активно работает, а второй «просто работает» и ему доплачивают ту сумму, на которую больше заработал первый, как будто до МРОТ?

- В аптеках, где размер совокупного дохода сотрудника за норму времени ниже ГРОТ, предусмотрена доплата до ГРОТ. Оценку качества и отношение к работе системой мотивации измерить невозможно. Для этого у ЗА есть другие инструменты и показатели.

- Почему заработная плата не индексируется с учетом повышения цен? Мотивация меняется, а зарплата все равно маленькая?

- Рост совокупного дохода РПС с 01.07.2021 г. составил в среднем по сети 8% и по итогам сентября составил 66 000 рублей по сети. Доход увеличился за счет изменения системы мотивации и увеличения ГРОТ. На текущий момент заработная плата находится на уровне среднего значения по данным обзора заработных плат рынка труда.

- Будет ли доплата для заведующих на время замещения другой заведующей, которая находится в отпуске?

- Доплата заведующей на время замещения другой заведующей, которая находится в отпуске, возможна. Для этого ваш региональный директор пишет служебную записку о закреплении заведующей за кустом аптек. Служебную записку необходимо направить на почту «Мотивация и расчет премий» (MotivationandPremCalc@366.ru) до конца месяца, в котором заведующая начала исполнять обязанности своей коллеги.

- Возможно ли внести изменения в мотивацию заведующих аптеками-«малышками» с небольшим ТО, но в количестве 3-4?

- Ежемесячная премия за трудовую и исполнительскую дисциплину зависит от суммы средних показателей нормы товарооборота (СДТО) аптек и количества аптек, закрепленных за заведующими. Показатель СДТО предусматривает широкий диапазон от 50 000, количество аптек предусматривается от 2.

- Как двигаться по карьерной лестнице, если в аптеке за кассой уже потолок? Какие еще показатели необходимо повысить, чтобы продвинуться выше?

- Работа за кассой в аптеке может быть самым началом вашего карьерного развития, в котором есть несколько векторов.

Работая за первым столом, вы можете выступать в роли наставника для менее опытных сотрудников. Для этого нужно ваше желание выступать в роли эксперта, постоянная поддержка уровня знаний и умений, а также развитие коммуникативных навыков. О наборе в группу наставников вы можете узнать из рассылок учебного центра.

Вы можете претендовать на должность заведующей. Сейчас в нашей компании есть специальная программа подготовки и развития сотрудников – «Кадровый резерв». Набор в программу проходит раз в 3 месяца. Следующий набор запланирован в ноябре.

Для того чтобы стать участником программы, необходимо заполнить специальную форму на портале обучения. Ссылка на форму будет в письме от корпоративного учебного центра.

За время программы участники проходят обучение, получают индивидуальную программу развития по результатам тестирования и проходят стажировку. На этапах отбора учитывается успешное прохождение тестирований, место в рейтинге продаж по сети и оценка регионального директора. Участие в программе позволяет максимально подготовиться к новой должности и обеспечивает быструю адаптацию на новом месте.

- Как будет организована работа нового офиса по взаимодействию с заведующими и сотрудниками аптек? Сейчас иногда приходится ждать по 30-50 мин, когда нужный сотрудник сможет выйти.

- По кадровым мероприятиям ждем вас в новом офисе «Кутузов Тауэр» в следующие дни:

- каждый понедельник в 09:00 для оформления переводов через увольнение (смена ЮЛ) по предварительной записи* через Заведующего в файле «Запись на прием в ОКА».

- каждый понедельник и четверг в 11:00 для оформления перезакреплений Заведующих / старших фармацевтов / старших провизоров по предварительной записи* через в файле «Запись на прием в ОКА».

- каждую среду с 09:00 до 13:00 для получения справок, копий трудовых книжек по предварительной записи* через Заведующего в файле «Запись на прием в ОКА».

- ежедневно, в рабочие дни, с 14:00 до 17:00 для мероприятия «Прием» новых сотрудников по предварительной записи* через менеджеров отдела подбора и адаптации (ответственный сотрудник Акимова Лариса).

- каждые вторник и пятницу с 09:00 до 11:30 для мероприятия «увольнение» по предварительной записи* через Заведующего в файле «Запись на прием в ОКА» (дата увольнения должна приходиться на вторник или пятницу).

Чтобы ожидание было не таким долгим, записывайтесь заранее, указывая в файле Ваши ФИО и цель посещения. Мы заранее готовим документы.

- Когда прекратятся несвоевременные выплаты заработной платы сотрудникам клининга (уборщицам аптек)? 31 августа отправлены все акты выполненных работ, зарплата не выплачена по состоянию на 22.09.2021.

- Сотрудники клининга не являются нашими сотрудниками. По невыплаченным заработным платам сотрудникам клининга необходимо обращаться в ту компанию, где они подписали трудовой договор.

- В связи с неприятным инцидентом возник вопрос: есть ли контроль и штрафная система для ответственных за выполнение задания сотрудников в офисе, если в результате их халатности в аптеке не соблюдаются условия работы для сотрудников?

- Положение о наложении дисциплинарных взысканий разработано и действует для всех работников компании. Важно зафиксировать нарушения актами и загрузить документы, предусмотренные указанным положением в 1С Документооборот: раздел «Служебные записки - Дисциплинарные взыскания».