АВТОМАТИЗАЦИЯ ИТОГОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

По закону все аптеки должны проводить инвентаризацию два раза в год. Кто хоть раз с ней сталкивался, понимает, какое это трудоёмкое мероприятие и сколько документов необходимо подготовить, согласовать, подписать, какие сложности возникают с распределением задолженности и как важно вовремя подвести итоги.

Чтобы упростить работу заведующих аптеками, в СЭД был настроен процесс для работы с документами по итогам инвентаризаций. Об особенностях нового процесса и преимуществах для заведующих рассказала Татьяна Аникеева, руководитель управления корпоративного развития.

Сложности проведения инвентаризации

По итогам инвентаризации заведующие аптеками подготавливают большое количество документов вручную. Иногда это приводит к потере документов, неправильному оформлению или несоблюдению сроков сдачи. Как следствие, Контрольно-ревизионное управление, отвечающее за подготовку итогов инвентаризации, не всегда может обработать данные в установленный срок.

Цель автоматизации

Автоматизация итогов инвентаризации в СЭД позволит соблюсти сроки обработки результатов инвентаризаций, упростить работу заведующих и выполнить требования законодательства к оформлению документов.

Заведующие аптеками, региональные директора и Контрольно-ревизионное управление смогут контролировать процесс на всех стадиях, чётко определять ответственного за конкретный этап, заполнять документы в удобных шаблонах и подписывать документы с помощью электронной цифровой подписи. Нововведения сделают процесс прозрачным для всех участников и позволят заведующим быстрее завершать работу с итогами инвентаризаций.

Залогом быстрого внедрения автоматизации стала слаженная командная работа всех участников процесса: директоров по продажам, региональных директоров, заведующих, Контрольно-ревизионного управления и Дирекции по информационным технологиям. Совместными усилиями проект был запущен ещё до принятия регламента, что позволило выявить необходимые изменения в процессе.

Автоматизированные документы

Этап 1. Заведующая аптекой получает в СЭД сообщение о предстоящей инвентаризации со сроками, памяткой по подготовке к инвентаризации и контактами всех ответственных сотрудников.

Этап 2. После проведения инвентаризации заведующая получает в СЭД результаты, полный комплект документов и памятку о дальнейших действиях с прописанными сроками. С помощью автозаполняемых шаблонов заведующая готовит все документы и отправляет в СЭД на подпись.

Этап 3. Контрольно-ревизионное управление проверяет документы, готовит приказ об итогах и даёт заведующим обратную связь.

Преимущества автоматизации документов по итогам инвентаризаций:

1. Понятные и прозрачные процессы инвентаризации. Заведующая может отслеживать статус всех процессов, документов и получать обратную связь.

2. Типовые шаблоны. Все необходимые для заполнения документы находятся в системе и автоматически заполняются данными об инвентаризации.

3. Электронная обработка документов. Документы всегда «под рукой».

К примеру, благодаря автоматизации, работа по подведению итогов инвентаризации не остановилась в период карантина, когда посещение офиса было ограничено.

Обучение

Чтобы вам было проще освоить процесс подведения итогов инвентаризации в СЭД, пройдите дистанционные курсы на сайте «Онлайн Академии 36,6»:

• Обзор документов по инвентаризациям в СЭД

• Оформление добровольного возмещения ущерба по инвентаризациям в СЭД

• Оформление служебных проверок по инвентаризациям в СЭД

Для перехода на страницу курсов необходимо сначала авторизоваться на сайте. Также можно найти курсы во вкладке «Мои курсы» - «СЭД».

Ваши предложения

Пилотирование процесса подведения итогов инвентаризации в СЭД длится уже месяц, и за это время получено много полезных предложений от заведующих аптеками. Если у вас есть идеи по улучшению процесса, пишите на почту Татьяны Аникеевой, руководителя управления корпоративного развития: anikeeva.t.i@366.ru.