ЭФФЕКТИВНОЕ СОВЕЩАНИЕ

Одним из главных инструментов руководителей по управлению командой являются совещания. При грамотном подходе с их помощью можно повысить мотивацию сотрудников, наладить рабочие процессы, взаимоотношения в коллективе и решить множество других задач. Сегодня вы узнаете о том, зачем нужны совещания, какие бывают виды совещаний и как правильно к ним готовиться.

Один час личного общения с подчиненными может заменить недельную переписку. Теоретически можно вообще не встречаться. Но куда лучше собрать сотрудников на нейтральной территории, глядя в глаза, рассказать о задачах подразделения, а заодно и получить обратную связь. В серии статей мы расскажем, про пользу и виды совещаний, как эффективно проводить рабочие совещания, как правильно их организовывать.

ПРОВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЙ НУЖНО СДЕЛАТЬ СИСТЕМОЙ

Если для сотрудников каждое совещание - словно снег на голову, толку от таких совещаний будет мало. Работники просто не успеют подготовиться и будут слабо вовлечены в процесс. Поэтому проведение собраний нужно максимально систематизировать. В идеале собрания проводятся по графику, разработанному заранее. Например, в нашей компании заведующие в аптеках проводят утреннюю планёрку в начале каждого рабочего дня.

ЗАЧЕМ ПРОВОДИТЬ СОВЕЩАНИЯ

Согласитесь: рабочие вопросы лучше решать лично, глядя друг другу в глаза. Да, связаться миллионом способов вроде скайпа или по переписке в соцсетях - не проблема. Но это все не то. Руководитель с огнем в глазах всегда более убедителен, чем обезличенный голос по телефону, не говоря уже о сухих строках сообщения. Физическая близость непосредственного руководителя обязывает сконцентрировать внимание на том, что и о чём он говорит, в отличие от дистанционных форматов общения. Ведь сотрудник может в этот момент отвлекаться на что-то. При живом общении сохраняется контакт глаз, руководитель помимо голоса и тона ещё и видит мимику, жесты, положение тела сотрудника и может понять, как откликнулось его предложение у подчинённых.

На собраниях можно увидеть и почувствовать и настрой сотрудников. Сидят и радостно кивают головами — значит, все в порядке и атмосфера в коллективе нормальная. Даже по глазам опытный руководитель сразу поймет, доходят его послания до подчиненных или нет.

Еще совещания дисциплинируют работников. Если сотрудник точно знает, что раз в неделю с него спросят за все поставленные задачи, он куда ответственнее относится к их выполнению. И получать негативную обратную связь при всех от руководителя гораздо обиднее, чем по телефону. Лучше подобрать перед совещанием все хвосты и гордо рапортовать о выполненных поручениях.

Еще одна важная цель собраний - сплотить коллектив. Когда каждый варится в собственном соку и не имеет площадки для высказываний — это плохо.

ВИДЫ СОВЕЩАНИЙ

• Управляющие будущим. На таких совещаниях вы можете обсудить предстоящие проекты компании, стратегии по достижению изменений в предстоящих периодах, обозначить цели компании, куста и аптеки. Например, вы решили начать внедрять инструменты проекта «Активные продажи». В данной ситуации на собрании вы можете рассказать о самом проекте, какие рабочие цели он поможет достичь, какие изменения к лучшему он принесёт, обсудить стратегию внедрения инструментов активных продаж.

• Управляющие системой. Такого рода собрания позволяют наладить бизнес-процессы внутри подразделения, установить правила и регламенты, повысить эффективность работы персонала. Например, вы можете обсудить регламент поведения сотрудников при появлении в аптеке маргинальных личностей, либо сконцентрировать внимание на порядке действий при просьбе клиента вернуть ему деньги за купленный товар.

• Управляющие оперативным фокусом. Если вы хотите достичь поставленной цели, то вам и вашим сотрудникам необходимо постоянно держать фокус внимания на конечном результате, четком и поэтапном выполнении задач и сроках исполнения. Всё это вы сможете обсудить на собраниях, управляющих оперативным фокусом.

• Управляющие отношением. Данные совещания за счёт обсуждения смыслов проделываемой работы, решаемых задач, существующих регламентов и бизнес-процессов позволяют повлиять на внутреннюю мотивацию вашей команды, поднять боевой дух и работоспособность коллектива.

ГОТОВИМСЯ К СОВЕЩАНИЮ ПРАВИЛЬНО

Собрания не должны стать формальностью вроде “Ну сегодня у нас понедельник, надо бы собраться и пообщаться”. Для того чтобы встреча прошла с пользой, нужно готовиться. Вот алгоритм подготовки:

• Составьте план совещания. Так вы ничего не забудете и избежите сумбура при изложении задач. Нет плана - нет четкой структуры. Будете «плавать», перескакивать с одного на другое. Запутаетесь сами и собьете с толку коллектив;

• Определите тайминг. Оптимальное время совещания - от 30 минут до часа. Если общаться меньше - вряд ли получится охватить все рабочие вопросы и дать всем высказаться. А провозитесь больше часа - сотрудники начнут терять нить разговора. Не можете уложиться в час - разбейте совещание на 2 части с небольшим перерывом на 5-7 минут;

• Вспомните прошлое совещание. Рекомендуем начинать общение с того, чтобы пробежаться по задачам, поставленным на прошлом собрании. Пускай ответственные за их выполнение доложат, как идут дела;

• Составьте структуру собрания. Важные и приоритетные задачи ставьте на первый план, а менее значительные задачи обсуждайте под конец;

• Заранее предупредите сотрудников. Сделаете рассылку. Лишним не будет, если напомнить о совещании лично или по телефону, чтобы исключить риск не прочтённого письма;

• Подготовьте документы. Если нужны какие-то материалы - распечатайте их заранее, чтобы не суетиться в последний момент или, хуже того, прерывать для этого совещание. Сделайте копии для всех работников, которым это может понадобиться;

• Попросите сотрудников захватить блокноты и ручки. 90 % из того, что прозвучит на собрании, будет тут же забыто. А что написано пером - не вырубишь топором. Пусть сидят и делают свои пометки - самим же потом будет удобнее вспоминать сказанное.

Благодарим за предоставление материала Ольгу Хачатурову, бизнес-тренера корпоративного учебного центра!

Ещё больше интересной информации об эффективном руководстве и многом другом читайте в нашем телеграм-канале «36,6 LIVE». ПОДПИСАТЬСЯ 😊