ЭКДО - НАДЕЖНО, БЫСТРО, ПРОСТО!

2 февраля прошел вебинар «Переходим на электронный кадровый документооборот» с экспертом Дмитрием Махлиным.

Мы убедились, что ЭКДО - это быстрый, надежный и простой способ обмена и подписания документов между сотрудником и компанией. Теперь не нужно искать время на дорогу в центральный офис и ждать, когда вас сможет принять сотрудник отдела кадров, чтобы совместно с вами оформить все необходимые документы.

Подписать документы можно будет онлайн с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП) на специальном портале.

ЧТО ДАЕТ НОВАЯ СИСТЕМА КЭДО?

Публикуем ответы на самые популярные вопросы о КЭДО, которые сотрудники задали на онлайн-встрече:

- Будут ли защищены мои персональные данные?

-Все персональные данные под защитой. Мы уделяем особое внимание безопасности. Облако HRlink и процессы в работе сервиса настроены строго в соответствии с 152–ФЗ, требованиями Федеральной службы по техническому и экспортному контролю и ФСБ России. Все данные хранятся и обрабатываются на территории РФ.

- Что из себя представляет ЭЦП для сотрудника компании?

- Электронная цифровая подпись (УНЭП) аналогична усиленной квалифицированной электронной подписи за тем лишь исключением, что закрытый ключ хранится не у сотрудника на флэшке, а в специальном аппаратном хранилище, сертифицированном Минкомсвязи. Доступ к ней имеет только владелец через специальное приложение, привязанное к его личному телефону.

А если у меня нет ЭЦП, нет учетной записи на Госуслугах?

-Это не проблема. В HR-link встроена возможность быстрой генерации цифровой подписи (“облачной” подписи УНЭП) - вы сможете получить ее легко, внутри системы.

-Я буду передавать свой пароль и логин от госуслуг какому-то неизвестному сервису?

-HR-link не видит и никак не записывает ваши данные от портала госуслуг. Подписание происходит на государственном портале «Работа в России» и на 100% безопасно.

-Насколько просто работать с ЭЦП?

- Механика процесса подписи кадровых документов элементарна. Обучение займет не более 30 секунд.

- А если у меня кнопочный телефон? Планшета и ноутбука нет. Как мне зайти в систему?

-Кнопочного телефона достаточно, чтобы получить sms с одноразовым кодом для входа в систему. А зайти в HR-link можно и с компьютера аптеки.

- Какие документы можно подписывать ЭЦП?

-ЭЦП можно подписывать любые кадровые документы, за исключением тех, в отношении которых в законе N 63-ФЗ "Об электронной подписи" прописано требование о составлении их на бумаге. На данный момент нельзя подписывать инструктажи по охране труда и документы на увольнение. Подписывать ЭЦП можно заявления и приказы на отпуск, командировки, локальные нормативные акты, согласования руководителей и отметки об ознакомлении сотрудников с приказами и локальными нормативными актами.

- Возможно ли подделать ЭЦП?

-Нет. ЭЦП - самый надежный способ подписи и защиты документов от изменений. Подделка обычных чернильных подписей или текстов документов после их подписания – широко распространенный вид мошенничества. С ЭЦП такое невозможно.

-Нужно ли дублировать подписанные ЭЦП документы на бумажном носителе?

-Нет. Кадровый документ с ЭП полностью равнозначен документу на бумажном носителе.

-Не сгорит ли сервер, на котором хранятся наши данные?

- Все может гореть, поэтому мы используем тройную защиту данных. Данные не хранятся в одном месте. Они хранятся в трех местах, поэтому документы всегда с вами.

-Возможно ли получить электронный подписанный документ на бумаге?

- Возможно. Если вдруг вы в электронном виде подписали документ, но переживаете и хотите получить бумажный заверенный документ, вы всегда можете написать заявление руководителю и запросить этот документ на бумаге.

-Как я могу убедиться, что мои документы приняты?

-В системе предусмотрена система статусов. Видны все статусы ваших документов. Также вы можете в личном кабинете скачать свой документ и убедиться, что он принят.

-Как я могу убедиться, что мои документы приняты?

-В системе предусмотрена система статусов. Видны все статусы ваших документов. Также вы можете в личном кабинете скачать свой документ и убедиться, что он принят.

-Правильно ли я понимаю, что электронная подпись будет действительна только для подписания рабочих документов и в другой сфере она будет неприемлема?

- Да, верно. Вы не сможете воспользоваться этой подписью больше нигде. Она действительна только для кадровых документов.

-Если работник переходит от одного юридического лица к другому, подпись остается такой же?

- При переходе сохраняется одна электронная подпись, так как она выдается физическому лицу, а не юридическому.

-Если сотрудник меняет фамилию, как быстро происходит смена электронной подписи?

- Подпись выдается достаточно быстро. Обычно от 10 минут до одного часа.

- Есть ли постоянный доступ к архиву?

-Доступ к архиву есть. Ничего не удаляется и хранится, как положено по законодательству-50 лет.

-Как быть, если изменился номер телефона?

- Необходимо обратиться в кадровую службу, чтобы вам поменяли номер. Нельзя получать смс на два номера телефона, это небезопасно.

Для тех, кто не смог присоединиться к мероприятию, направляем ее запись.

Мы благодарим вас за активное участие в прошедшей онлайн-встрече. Надеемся, что вебинар был интересным и полезным для вас!

Если у вас остались вопросы, пишите, пожалуйста, на почту hr@366.ru.